Een importlabel aanvragen: Zo regel je een internationale retourzending
Om goederen van een internationale B2B-klant retour te ontvangen, kun je niet simpelweg vragen of zij "het pakketje even naar het postkantoor willen brengen". In de B2B-logistiek wil je de controle behouden over de verzendkosten, transittijden en douanedocumentatie.
De meest efficiënte manier om dit te doen, is door zelf een importlabel aan te vragen (ook wel een retourlabel genoemd) namens je klant. Door het label zelf aan te maken, kies jij de vervoerder, betaal je de afgesproken tarieven en zorg je ervoor dat het papierwerk voor de douane klopt. Vervolgens e-mail je het verzendlabel en de documenten gewoon naar je klant, die ze alleen nog maar op de doos hoeft te plakken en hoeft te wachten tot de koerier het ophaalt.
Een retourlabel China aanmaken
Wanneer je een pakket wilt versturen van China naar Nederland in de vorm van een retour, vereist dit extra aandacht voor de lokale exportregels in China. Je moet je Chinese partner voorzien van een duidelijke handelsfactuur (commercial invoice) waarop staat dat het om "Returned Goods" gaat. Dit zorgt voor een vlotte verwerking door de Chinese douane en een snelle overdracht aan vervoerders zoals DHL of FedEx.
Een retourzending VS regelen
Wil je een retourzending VS regelen? Dit proces verloopt razendsnel als je gebruikmaakt van express vervoerders. Zorg er bij het aanmaken van het importlabel voor dat je Amerikaanse klant indien nodig hun Federal Tax ID (EIN) vermeldt. Markeer de reden voor export expliciet als "Return for repair" of "Return to sender" om onnodige vertragingen bij de grens te voorkomen. Je beheert dit eenvoudig via ons platform wanneer je een pakket laat versturen vanuit Amerika naar Nederland.
Retourgoederen en de douane: Voorkom dubbele invoerrechten
Het meest kritieke onderdeel van een internationale retour is de afhandeling bij de douane. Moet je invoerrechten betalen over retourgoederen? Meestal niet, mits je de juiste procedures voor "Terugkerende goederen" (Returned Goods Relief) volgt.
Als je goederen vanuit de Europese Unie hebt geëxporteerd en deze binnen 3 jaar in dezelfde staat worden geretourneerd, kun je vrijstelling van invoerrechten en btw aanvragen. Volgens de officiële richtlijnen van de Nederlandse Douane inzake terugkerende goederen, moet je wel kunnen aantonen dat de goederen oorspronkelijk vanuit de EU zijn geëxporteerd.
Om ervoor te zorgen dat de douane de zending als retour erkent:
Verwijs naar de originele export: Vermeld het originele trackingnummer en de exportaangifte op het nieuwe papierwerk.
Gebruik de juiste omschrijving: Zet duidelijk "Returned Goods - Originating in the EU" op de factuur.
Voeg een Commercial Invoice toe: Een correct opgestelde Commercial Invoice is verplicht, óók voor retouren. Gebruik geen proforma factuur als de goederen een commerciële waarde hebben.
Ontbreken deze details? Dan behandelt de douane de retourzending als een reguliere import en worden er standaard invoerrechten in rekening gebracht.
Waarom ParcelParcel voor jouw importlabels?
Bij ParcelParcel maken we B2B retourlogistiek simpel. Via ons verzendplatform maak je in een paar klikken importlabels aan vanuit meer dan 220 landen. Je vergelijkt eenvoudig de tarieven van topvervoerders zoals FedEx, DHL, UPS en TNT, genereert automatisch de benodigde douanedocumenten en mailt het printklare retourlabel direct naar je klant in het buitenland.
