Klantcase: Hoe Wiba Zevenaar wereldwijd militaire onderdelen verstuurt met gemak en vertrouwen
“Klant is koning; altijd, we proberen altijd de klant te helpen op elke manier mogelijk.”
Wiba Zevenaar levert al zo’n 45 jaar hoogwaardige onderdelen en technische oplossingen voor militaire voertuigen en systemen. Een bijzondere nichemarkt waarin precisie, documentatie en een groot netwerk onmisbaar zijn. Wij spraken hen over hun enorme archief, de uitdagingen van internationaal verzenden en waarom zij hun samenwerking met ParcelParcel omschrijven als “makkelijk, snel en niet te duur”.
Het ontstaan van Wiba Zevenaar gaat terug naar zo’n 45 jaar geleden. “Onze oud-directeur maakte destijds de overstap van het leveren van gereedschappen naar specifieke onderdelen voor defensievoertuigen, omdat daar op dat moment een duidelijke behoefte aan ontstond”, vertelt het team van Wiba.
Sinds die beginjaren is werkelijk alles vastgelegd. “Alle verkochte artikelen zijn gedocumenteerd. We kunnen putten uit een immens groot archief, waar we heel veel specifieke informatie vinden voor oude materialen die in de markt vaak niet meer makkelijk te krijgen zijn.”
Servicegericht, flexibel en vol expertise
Wanneer we vragen hoe zij Wiba Zevenaar in drie woorden zouden omschrijven, volgt het antwoord direct: servicegericht, flexibel en expertise.
“De klant is koning. Altijd. We proberen de klant op elke mogelijke manier te helpen.” Wiba onderscheidt zich door verder te gaan waar anderen stoppen. “Waar een andere leverancier een artikel wellicht niet kan bieden omdat ze dat fabricaat niet voeren, hebben wij een enorm netwerk aan leveranciers en vullen we dit aan waar nodig.”
Hun mentaliteit is praktisch en helder: “Als het te koop is, kunnen we het leveren.” Ook spoed is geen obstakel: “Is er spoed, dan regelen we het. Soms halen we iets aan de ene kant van Nederland op om het dezelfde dag nog te kunnen leveren op locatie.”
De uitdaging: Kloppen de documenten?
Wereldwijd verzenden van technisch en soms vertrouwelijk materiaal brengt uitdagingen met zich mee. Volgens Wiba is er één ding cruciaal: de documentatie.
“Het belangrijkst is dat de documenten kloppen; juiste nummers en bedragen zijn een must. Wanneer we een douanefactuur opmaken via de website van ParcelParcel, kan ik dat heel makkelijk invullen of zelf uploaden. Maar als daar een discrepantie in zit, kan een zending bij de douane vastlopen en dat levert vertragingen op.”
Heb je vragen over douanepapieren, invoerrechten per land of HS codes? In onze kennisbank vind je heldere uitleg die je helpt om dit proces eenvoudiger te maken.
Waarom Wiba kiest voor ParcelParcel
Op de vraag hoe ze de samenwerking met ParcelParcel in drie woorden zouden beschrijven, antwoorden ze: “Makkelijk, snel en niet te duur.”
In het verleden kostte het verzendproces aanzienlijk meer tijd. “Vroeger moesten we bij zendingen zelf kiezen welke vervoerder we zouden inschakelen. Dat was tijdrovend en vaak ook duurder. We vroegen zendingen uit gemak vaak maar bij één partij op, die – naar nu blijkt – vaak duurder was.”
De vergelijkingstool van ParcelParcel bracht daar verandering in. “Nu zien we in één stap wie de goedkoopste aanbieder is of welke het snelst kan leveren. Dat scheelt ons een hoop zoekwerk en levert een enorme tijdwinst op. Daarnaast blijkt in de praktijk dat we hier behoorlijk geld mee besparen.”
Gemak bij complexe zendingen
Voor Wiba is het essentieel dat het systeem flexibel is, zeker bij grotere zendingen. “Eigenlijk loopt elke zending soepel. Het is gewoon erg prettig dat, wanneer we een zending hebben die uit meerdere dozen en artikelen bestaat, deze heel makkelijk en uitgebreid kan worden ingevoerd.”
Ook de documentstroom is geautomatiseerd. “De douanefactuur kan meteen worden opgemaakt. We krijgen de documenten per mail, die ik op mijn beurt weer naar de verzendende partij stuur bij een inbound zending, of naar het magazijn stuur bij een outbound zending. Het is echt het gemak wat ons erg bevalt.”
Communicatie en support
Bij gevoelige of urgente zendingen is snelle terugkoppeling essentieel. Wiba waardeert de proactieve houding van het supportteam.
“Wanneer er een zending bij de douane staat en er meer informatie nodig is, krijgen we vrijwel meteen een berichtje vanuit ParcelParcel en worden we op de hoogte gehouden over het verloop.”
Ook als er onverhoopt iets misgaat, biedt ParcelParcel ondersteuning. “Wanneer er bijvoorbeeld bij een zending iets ontbreekt of de verpakking kapot is, kan er makkelijk via de mail een claim worden gemaakt die ParcelParcel dan verwerkt richting de transporteur. Dat neemt ons een hoop werk uit handen.”
Het belang van goede verpakking
In de sector ziet Wiba grote verschillen in hoe leveranciers verpakken. “Het verbaast me hoe slecht sommige leveranciers hun artikelen verpakken, terwijl het aan de andere kant soms juist overdreven goed verpakt wordt.”
Een voorbeeld? “Het komt voor dat we een artikel met glas, bijvoorbeeld een urenteller in een dashboard, gewoon los in een doosje onze kant op gestuurd krijgen. Dan is het altijd fijn als het heel aankomt, maar het zet je aan het denken.”
Zelf neemt Wiba geen risico’s. “Wij hebben duidelijke richtlijnen over hoe we artikelen moeten verpakken, die in de eerste lijn ook werden voorgeschreven door Defensie. Dat is in de loop der jaren aangepast, maar zelf houden we hier nog steeds zoveel mogelijk aan vast. Dat voorkomt schade en dus kosten.”
“Het is prettig om een partner als ParcelParcel te hebben die ons op logistiek gebied veel werk uit handen neemt en dus tijd bespaart.”
Vooruitkijken
Wiba Zevenaar heeft het druk, en dat is een goed teken. “Onze ambitie is vooral zo door te mogen gaan zoals we momenteel doen. We hebben het druk, maar het is te behappen.”
Een betrouwbare logistieke partner helpt om die groei in goede banen te leiden. “Het is prettig om een partner als ParcelParcel te hebben die ons op logistiek gebied veel werk uit handen neemt en dus tijd bespaart.”
Hoewel de focus ligt op internationaal, wordt ook binnenlandse logistiek makkelijker. “We merken dat we ook makkelijk binnenlandse zendingen via ParcelParcel laten lopen, al is dit vooralsnog een klein aandeel. Maar mocht dat vaker gebeuren, zullen we dat ook meer via ParcelParcel laten lopen."
Verzend jij ook technisch of kostbaar materiaal?
Ontdek net als Wiba Zevenaar het gemak van alles-in-één verzendsoftware. Vergelijk vervoerders, maak douanedocumenten en bespaar op je verzendkosten.
Gebruik code PP10 voor 10% korting op je volgende zending.
We hebben alle antwoorden van Wiba Zevenaar voor je samengevat, zodat je alles op je gemak kunt doorlezen.
Wiba Zevenaar is gespecialiseerd in de levering van hoogwaardige onderdelen en technische oplossingen voor militaire voertuigen en systemen. Kun je ons iets vertellen over het ontstaan van het bedrijf en jullie expertise in deze nichemarkt?
Inmiddels zo'n 45 jaar geleden heeft onze oud directeur de overstap gemaakt van het leveren van gereedschappen naar specifieke onderdelen voor defensievoertuigen omdat daar op dat moment een behoefte voor was ontstaan. Alle verkochte artikelen sinds die tijd zijn gedocumenteerd dus we kunnen putten uit een immens groot archief waar we heel veel specifieke informatie kunnen vinden voor oude materialen die vaak in de markt niet makkelijk te krijgen zijn.
- Hoe zou je Wiba Zevenaar in drie woorden omschrijven? Wat onderscheidt jullie van andere leveranciers in deze sector?
Servicegericht, flexibel en expertise. Klant is koning; altijd, we proberen altijd de klant te helpen op elke manier mogelijk. Waar een andere leverancier een artikel wellicht niet kan bieden omdat ze dat fabricaat niet voeren hebben wij een enorm netwerk aan leveranciers en vullen we deze aan waar nodig. Dus als het te koop is kunnen we het leveren. Is er spoed; dan regelen we het. Soms halen we iets aan de ene kant van Nederland op om het dezelfde dag nog te kunnen leveren op locatie. En de kennis door alle jaren ervaring en het enorme archief wat we hebben opgebouwd, daarmee proberen we ons te onderscheiden.
Als je jullie samenwerking met ParcelParcel in drie woorden zou moeten beschrijven, welke woorden kies je dan en waarom?
Makkelijk, snel en niet te duur. In het verleden moesten we bij zendingen zelf kiezen welke vervoerder we zouden inschakelen, dat was tijdrovend en vaak ook duurder. Via ParcelParcel kunnen we in 1 stap zien wat de goedkoopste aanbieder is of welke het snelst kan leveren. Dat scheelt ons een hoop zoekwerk en het werkt erg makkelijk.
Jullie leveren wereldwijd. Wat zijn de grootste uitdagingen bij het internationaal verzenden van technisch en mogelijk vertrouwelijk materiaal?
Het meest belangrijk is dat de documenten kloppen, kloppende nummers en bedragen zijn een must. Wanneer we een douanefactuur opmaken via de website kan ik dat heel makkelijk invullen of zelf oploaden. Maar als daar een discrepantie in zit kan een zending bij de douane vastlopen en dat levert vertragingen op.Waarom hebben jullie gekozen om met ParcelParcel samen te werken voor het versturen van jullie zendingen?
Omdat de opzet heel erg gemakkelijk is. Het levert ons een enorme tijdwinst op omdat we in een oogopslag kunnen zien welke transportuur het goedkoopst is of wie het pakketje het snelst kan leveren. En daarnaast blijkt in de praktijk dat we hier behoorlijk geld mee besparen omdat we in het verleden nogal eens uit gemak de zending maar bij 1 partij opvroegen die - naar nu blijkt - vaak duurder is.
Kun je een voorbeeld geven van een bijzondere of complexe verzending die dankzij een betrouwbare logistieke partner succesvol is verlopen?
Tja, eigenlijk loopt elke zending soepel. Het is gewoon erg prettig dat, wanneer we een zending hebt die uit meerdere dozen en artikelen bestaat, deze heel makkelijk en uitgebreid kan worden ingevoerd. Daarbij kan meteen de douanefactuur kan worden opgemaakt en krijgen we per mail de documenten toegezonden die ik op mijn beurt weer naar de verzendende partij stuur bij een inbound zending of naar het magazijn stuur bij een outbound zending. Het is echt het gemak wat ons erg bevalt.
Wat is het belang van snelle en transparante communicatie tijdens het verzendproces, zeker wanneer het om gevoelige of urgente zendingen gaat? Hoe helpt ParcelParcel hierbij?
Snelle reactie wanneer iets niet klopt of fout loopt. Wanneer er een zending bij de douane staat en er meer informatie nodig is krijgen we vrijwel meteen een berichtje vanuit ParcelParcel en worden we ook op de hoogte gehouden over het verloop. Of wanneer er bijvoorbeeld bij een zending iets ontbreekt of de verpakking kapot is oid dan kan er makkelijk via de mail een claim worden gemaakt die ParcelParcel dan verwerkt richting de transporteur. Dat neemt ons een hoop werk uit handen en dat is erg prettig.Welke rol speelt verpakking in het veilig transporteren van militaire onderdelen en technologie? Heb je tips voor andere bedrijven in een vergelijkbare sector?
Dat is geheel afhankelijk van wat er verzonden wordt. Het verbaast me hoe slecht sommige leveranciers soms hun artikelen verpakken en aan de andere kant wordt het soms juist overdreven goed verpakt. Maar het komt voor dat we een artikel met glas (bijvoorbeeld een urenteller in een dashboard) gewoon los in een doosje onze kant op gestuurd krijgen. En dan is het altijd fijn als het heel aankomt maar het zet je aan het denken over hoe het beter kan. Zelf hebben we duidelijke richtlijnen over hoe we artikelen moeten verpakken die in de 1e lijn ook werden voorschreven door Defensie. Dat is in de loop der jaren aangepast maar zelf houden we hier nog steeds zoveel mogelijk aan vast. Dat voorkomt schade en dus kosten.
Wat zijn jullie ambities voor de toekomst van Wiba Zevenaar, en hoe kunnen betrouwbare logistieke partners zoals ParcelParcel bijdragen aan die groei?
Onze ambitie is vooral zo door te mogen gaan zoals we momenteel doen, we hebben het druk maar het is te behappen en het is prettig om een partner als ParcelParcel te hebben die ons op logistiek gebied veel werk uit handen neemt en dus tijd bespaard. We merken dat we ook makkelijk binnenlandse zendingen via ParcelParcel laten lopen al is dit vooralsnog een klein aandeel. Maar mocht dat vaker gebeuren zullen we dat ook meer via ParcelParcel laten lopen.