Eenvoudig en voordelig wereldwijd verzenden

Wil je jouw pakket razendsnel internationaal versturen? De douane bekijkt of jouw zending voldoet aan de bepalingen en wetgeving van het land of gebied waar het aankomt. Hiervoor heb je een commercial invoice nodig. In dit blogitem lees je wat dit is en hoe je een commercial invoice kunt maken.  

Commercial invoice betekenis en begrippen

Commercial invoice betekenis? Een commercial invoice is hetzelfde als een commerciële factuur, handelsfactuur of douanefactuur. Het is een document wat je nodig hebt om jouw zending te versturen buiten de Europese Unie. Met een commercial invoice krijgt de douane de juiste informatie over jouw zending. Je stuurt het dus alleen mee als de inhoud douaneplichtig is. 

Indien je documenten buiten de Europese Unie verstuurt, hoef je hiervoor geen invoice op te maken. De reden hiervan is dat documenten vrij mogen worden ingevoerd. Verstuur je dus iets anders dan documenten naar een land buiten de Europese Unie dan is het wel verplicht.

Wanneer je verzendt met ParcelParcel heb je naast de commercial invoice geen CN22, CN23 of CP71 formulier nodig. Dit is alleen nodig voor zendingen die je per post verstuurt (PostNL/Bpost). ParcelParcel maakt gebruik van express vervoerders in plaats van postdiensten. 

Een commercial invoice is niet hetzelfde als een proforma factuur 

Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft, dus dat de inhoud bedoeld is voor verkoop, dan moet je een commercial invoice in drievoud meesturen. Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terugsturen voor reparatie, dan is een proforma invoice voldoende.

Op het moment dat het pakket met een proforma invoice wordt verstuurd, wordt deze anders door de douane behandeld dan wanneer diezelfde zending voor de verkoop bestemd is. De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch wil beschermen en alle commerciële activiteiten wil monitoren. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.

Commercial invoice template

Ben je benieuwd aan welke eisen een commercial invoice moet voldoen en wil je een template zien? Hieronder vind je een voorbeeld en een toelichting per veld. 

Belangrijk: stel de invoice altijd in het Engels op, print deze in drievoud en vergeet jouw handtekening niet. Op een commercial invoice vul je deze gegevens in:

• De adresgegevens van de verzender en ontvanger.

• Een duidelijke en volledige omschrijving van de inhoud.

• Een HS-code: douane statistieknummer. Hieronder lees je meer daarover.

• De incoterms: wie wordt er belast met invoerrechten?

• De waarde per item en totale waarde. Hanteer altijd een minimale waarde van 1 euro.

• Het Track & Trace nummer van de vervoerder.

• Het totale gewicht van de zending, bruto en netto.

• De lengte, breedte, hoogte van de zending in centimeters.

• De datum en locatie van de afzender.

• Een handtekening en eventueel bedrijfsstempel.

Wil je een voorbeeld zien? Kijk dan hier naar een commercial invoice template.

Dit zijn twee belangrijke velden op de commercial invoice

Delivered under
Hier vul je de incoterms (International Commercial Terms) in. Dit is een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal transport van goederen. Met andere woorden: wie is er verantwoordelijk voor de eventuele invoerrechten en btw? 

De meestgebruikte Incoterms binnen het transport dat ParcelParcel.com verzorgt, zijn DAP (Delivery At Place) en DDP (Delivery Duties Paid). Heb je met de ontvanger afgesproken dat deze verantwoordelijk is voor de kosten? Dan kies je voor DAP. Wil je dat deze kosten aan jou worden doorbelast? Dan kies je voor DDP.

Indien je de incoterms niet invult op de commercial invoice, wordt de zending automatisch als DAP ingevoerd. De ontvanger wordt belast met de invoerrechten en btw. Wil je meer weten over invoerrechten? Lees dan hier informatie over inklaringskosten.

HS-code
Een HS-code is ook wel een goederencode. Het Geharmoniseerd Systeem (GS) van de Wereld Douane Organisatie is wereldwijd ook bekend als Harmonized System en hier komt ook de term Harmonized System Code (HS-code) vandaan. De douane goederencode die je kunt gebruiken verschilt per EU-land. De eerste 6 cijfers zijn internationaal dus gelijk, daarna kan het (nationaal) anders zijn. De douane bepaalt aan de hand van deze code hoeveel invoerrechten en andere invoerbelastingen jij moet betalen over de invoer. Ook geeft het informatie over het type goederen en deze informatie wordt gebruikt voor statistieken en handel. Lees hier over het verschil tussen een GS-, HS-, GN- en Taric-code of bekijk onze blog hoe je een HS-code kunt vinden.

Zelf een commercial invoice maken? Bij ParcelParcel is dat niet nodig!

ParcelParcel maakt kosteloos een uitgebreide factuur, conform de eisen van de vervoerders en de douane in het bestemmingsland. Je krijgt bij iedere zending automatisch de juiste formulieren, ingevuld en al. Hier kun je jouw verzendtarief berekenen en jouw zending boeken. 

Heb je hulp nodig met het maken van een commercial invoice? Je kunt advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat.