Voor het gemak gebruik ik de Engelse term die het meest wordt gehanteerd in de logistiek om een factuur te omschrijven, namelijk ‘invoice’.

Een invoice dient alleen meegestuurd te worden indien de inhoud douaneplichtig is. Indien je alleen documenten buiten de Europese Unie verstuurt, hoef je hiervoor geen invoice op te maken. De reden hiervan is dat documenten vrij mogen worden ingevoerd. Verstuur je dus iets anders dan documenten naar een land buiten de Europese Unie dan is een invoice wel verplicht.

Commerciële waarde of geen waarde?

Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft oftewel als de inhoud bedoeld is voor verkoop, dan dient er een commercial invoice in drievoud meegestuurd te worden met het pakket.
Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terug sturen voor reparatie, dan dient bij de zending een proforma invoice te worden bijgevoegd.

Het gevolg van het gebruiken van ofwel een proforma invoice ofwel een commercial invoice, zijn de eventuele btw en/of invoerrechten die de douane kan heffen in het ontvangende land. Deze kosten worden standaard aan de ontvanger belast. Op het moment dat het pakket met als reden ‘cadeau’ verstuurd wordt (en dus met een proforma invoice) dan wordt deze anders door de douane behandeld dan wanneer diezelfde zending voor de verkoop bestemd was en onder die voorwaarde verstuurd wordt (commercieel). De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch wil beschermen en alle commerciële activiteiten wil monitoren. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.

Dit betekent overigens niet dat voor zendingen die met een niet-commerciële reden worden verstuurd er nooit btw en invoerrechten geheven kunnen worden. De douane kijkt bij het bepalen hiervan namelijk altijd naar zowel de reden van verzenden als de waarde van de producten en het type product dat je verstuurt. Hoe hoog die invoerrechten en btw precies zijn, is vooraf lastig te bepalen. Wij adviseren je altijd om in het land van bestemming te checken welke percentages invoerrechten/btw worden gehanteerd door de douane of dit door de ontvanger te laten doen om verrassingen achteraf zoveel mogelijk te voorkomen. De ontvanger wordt namelijk standaard belast met deze extra kosten.

Hoe kan ParcelParcel.com mij helpen?

Indien je wel eens importeert uit het buitenland, dan kun je op onze import-pagina meer informatie lezen over de percentages voor invoerrechten/btw die in Nederland worden geheven door de douane.

Wil je weten hoe je nu precies een proforma of commercial invoice opstelt, lees dan ons blog: Hoe stel je een proforma- of commercial invoice op?

Mocht je hulp nodig hebben bij het opmaken van een proforma- of commercial invoice, neem dan gerust contact met ons op. Je kunt ook advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat

Via ParcelParcel.com kun je flink besparen op jouw verzendkosten en terecht voor tips en advies over pakketten, documenten en pallets verzenden naar het buitenland.