Blog: Proforma of commercial invoice opstellen

Klassieke fout: ‘sample’

Stel dat je een plastic potje wilt versturen naar China als testproduct. Het plastic potje wordt vervolgens in China door de fabrikant in grote aantallen geproduceerd. Om het daar te krijgen moet er een proforma invoice worden opgesteld die samen met het pakket wordt meegestuurd. Nu komt het aan op het noteren van de juiste omschrijving en de reden van het verzenden van jouw plastic potje naar China.

De enkele omschrijving ‘sample’ wordt ten onrechte vaak gebruikt wanneer een bedrijf een testzending of monster verstuurt. ‘Sample’ zegt niets over het product dat wordt verstuurd. Dit zegt alleen iets over de reden van het verzenden. De juiste omschrijving in dit voorbeeld is dan ook ‘plastic bucket’. Vermeld dus altijd de omschrijving van het product en de reden van het verzenden.

DAP of DDP?

Bij het opstellen van een invoice is het handig om aan te geven wie verantwoordelijk is voor de eventuele invoerrechten en btw als de zending wordt ingevoerd in het land van ontvangst. DAP of DDP zijn Incoterms die worden gebruikt bij het versturen van een zending. Incoterms (International Commercial Terms) zijn een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij internationaal transport van goederen.

De meestgebruikte Incoterms binnen het transport dat ParcelParcel.com verzorgt zijn DAP en DDP. DAP staat voor Delivery At Place (voorheen DDU: Delivery Duties Unpaid) en DDP staat voor Delivery Duties Paid. Deze afkortingen worden gebruikt om aan te geven wie verantwoordelijk is voor de eventuele invoerrechten en btw als de zending in het bestemmingsland wordt ingevoerd. Heb je met de ontvanger afgesproken dat hij voor deze kosten verantwoordelijk is dan kies je voor DAP. Wil je dat deze kosten aan jou worden doorbelast, dan kies je voor DDP.

Indien je een Incoterm niet vermeldt op de invoice zal de zending automatisch als DAP worden ingevoerd in het bestemmingsland en zullen de invoerrechten en btw aan de ontvanger worden belast.

Eisen voor het opstellen van een correcte invoice

Aan welke eisen moet een correcte proforma of commercial invoice voldoen?
Stel de invoice altijd in het Engels op, print deze in drievoud en vergeet de handtekening niet.

Op een invoice (zowel proforma als commercial) dienen de volgende gegevens te staan:

• De adres gegevens van de verzender en ontvanger.
• Een duidelijke en volledige omschrijving van de inhoud.
• Indien bekend, een HS-code (douanestatistieknummer). We hebben onze eigen tool om de juiste HS-code te vinden. Bekijk hier meer informatie.
• De Inco-term: DAP als de ontvanger moet worden belast met invoerrechten. DDP indien je wilt dat niet de ontvanger, maar jij als verzender wordt belast voor deze kosten.
• De waarde per item en de totale waarde van de volledige inhoud (alles heeft een waarde, dus ook een pen die als sample wordt verstuurd. 0 euro is dan ook geen waarde, hanteer altijd een minimum van 1 euro.
• Het traceernummer (track&trace nummer) van de vervoerder.
• Het totale bruto- en netto gewicht van de zending.
• De afmetingen van de zending (Lengte x Breedte x Hoogte in cm).
• De datum en plaats van waar de zending wordt verstuurd.
• Een handtekening (indien mogelijk bedrijfsstempel) aan de onderzijde.

Voorbeelden proforma en commercial invoice

Klik hier voor een voorbeeld van een proforma invoice.

Klik hier voor een voorbeeld van een commercial invoice.

Wat kan ParcelParcel.com voor jou betekenen?

Mocht je hulp nodig hebben met het opmaken van een proforma- of commercial invoice, neem dan gerust contact met ons op. Je kunt ook advies vragen aan één van onze logistieke specialisten via de Live Chat.

Via ParcelParcel.com kun je flink besparen op jouw verzendkosten en terecht voor tips en advies over het verzenden van pakketten naar het buitenland. Meer weten? Neem dan contact met ons op.