Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is een voorlopige factuur die wordt gebruikt om een schatting te geven van de kosten van een toekomstige transactie. Het is een document dat vaak wordt gebruikt in internationale handel als een soort offerte. De koper gebruikt het om de kosten van de transactie te schatten en de nodige betalingen en documenten voor te bereiden. Een proforma factuur bevat meestal dezelfde informatie als een gewone factuur. Zoals de naam en adresgegevens van de verkoper en koper, een beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid en de prijs en de betalingsvoorwaarden. Het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat een proforma nota niet wettelijk bindend is en geen betalingsverplichtingen met zich meebrengt. 

Een proforma factuur is een middel om de nodige documenten en betalingen voor te bereiden voordat de definitieve transactie plaatsvindt, of als een manier om een potentiële koper een idee te geven van de kosten van een transactie voordat deze plaatsvindt. 

Wat moet er op een proforma factuur staan? 

Op een invoice (zowel proforma als commercial) zet je de volgende gegevens:

• De adresgegevens van de verzender en ontvanger.

• Een duidelijke en volledige omschrijving van de inhoud.

• Indien bekend, een HS-code (douane statistieknummer). We hebben onze eigen HS-code tool .

• De Incoterms: DAP als de ontvanger moet worden belast met invoerrechten. DDP indien je wilt dat niet de ontvanger, maar jij als verzender wordt belast voor deze kosten.

• De waarde per item en de totale waarde van de volledige inhoud (alles heeft een waarde, dus ook een pen die als sample wordt verstuurd. 0 euro is dan ook geen waarde, hanteer altijd een minimum van 1 euro).

• Het traceernummer (track&trace nummer) van de vervoerder.

• Het totale bruto- en netto gewicht van de zending.

• De afmetingen van de zending (Lengte x Breedte x Hoogte in cm).

• De datum en plaats van waar de zending wordt verstuurd.

• Een handtekening (indien mogelijk bedrijfsstempel) aan de onderzijde.

Het is belangrijk om een proforma factuur correct en nauwkeurig op te stellen, omdat dit de kans vergroot dat het pakket snel en efficiënt door de douane wordt verwerkt. Daarnaast kan het ook helpen om eventuele vertragingen of problemen bij de grens te voorkomen en ervoor te zorgen dat het pakket veilig aankomt bij de ontvanger.

Proforma factuur voorbeeld 

Hier zie je een voorbeeld van een proforma invoice

Wat is het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur?

Het verschil tussen een commercial invoice en proforma factuur heeft te maken met de inhoud van jouw zending. Op het moment dat een zending een commerciële waarde heeft (de inhoud is bedoeld voor verkoop) dan moet je een commercial invoice in drievoud meesturen. Indien de inhoud niet voor verkoop bedoeld is, denk aan samples, een cadeau of het terugsturen voor reparatie, dan is een proforma invoice voldoende.

Een pakket met een proforma invoice wordt anders door de douane behandeld dan een pakket met een commercial invoice. Pakketten met een commercial invoice ondergaan het proces van douane inklaring. De reden hiervan is dat de douane van het bestemmingsland haar land economisch beschermt en alle commerciële activiteiten opvolgt. Belasting innen is daar een belangrijk onderdeel van.

Meer informatie?

Klik verder voor meer informatie over het opstellen van een proforma of invoice factuur. Wil je meer weten over internationaal verzenden? Kijk dan eens in onze kennisbank. Spreek je liever met onze logistieke specialisten. Neem dan contact op met ons via de live chat. Of door te bellen naar 085 877 16 56 (Nederland) of 038 087 099 (België). We staan graag voor je klaar!